データ入力

データを有効に活用するには、デジタルデータとなっている方が都合がいいのは説明するまでもありません。

そのため紙に手書きされたデータなどは、コンピューターで扱えるデジタルデータにする作業が発生します。

その作業が今回のテーマのデータ入力で、例えば、アンケート調査では、回答用紙を回収しそれを入力専門のスタッフが人海戦術で表計算やデータベースに手入力しデジタルデータとして活用できるようにするわけです。

入力した後は、データ入力にミスがないかチェックを行いミスを修正してやっと使えるデジタルデータとなるのです。

しかし、データ量が多くなればデータ入力の時間もかかりますし、人間の手作業ですから当然ミスも発生します。さらに手書きのデータは判読ができない場合もでてきますのでいくら入力チェックを行っても完璧とはいきません。

さらに、データ入力の作業が終了するまでは、集計も分析もできませんので、データを実際に活用できるまでに相応の時間がかかることになります。

また、データ入力は、多くの場合データ入力を専門に行っている外部の業者に依頼することが多く、個人情報を含むものや、機密情報などは漏洩の危険性も考慮する必要があります。

そして、こうしたことは、手書きのデータだけでなく、ホームページのフォームから送られてきたメールについても同じことです。

資料請求やお問合せ等でフォームメールを利用している企業は多いのですが、一般のメールと同じように普段使っているメーラーで普通に受信している場合があります。

そうした企業の中には、受信したメールを全て用紙に印刷し、それを見ながら改めてデータ入力というビックリするようなことを疑問ももたずに行っている場合もあります。

これでは、折角のデジタルデータを、アナログ化して、もう一度デジタル化することになり、フォームメールを使った唯一の効果は、判読できない文字がなくなるだけということになってしまいます。

基本的には、フォームからのメールは、デジタルデータですから可能な限りデジタルデータのまま扱うことが肝心です。

例えば、一般にも広く使われているMicrosoft Outlook（Outlook Expressではありません）には、エクスポート機能があり、ExcelやAccess、CSV形式のファイル等に出力することができます。こうしたエクスポート機能を使えば、アンケートの項目を分けることができなくてもパソコンで扱える状態にできますので、紙に印刷してデータ入力するよりは確実に効率的だと思います。

エクスポートしたデータは、コピー＆ペーストで各項目ごとに分けることもできますし、データが多いようであれば、多少プログラムの知識が必要になりますが、簡単なプログラムを用意して一気に整理することもできるのです。

デジタルのまま扱えば、少なくともデータ入力で発生する可能性がある入力ミスがなくなりますし、その後の確認作業も簡単になります。

しかし、この方法でもフォームからのメールを直ぐにデータとして利用できる状態にはなりません。

もうひとつの方法が、専用のソフトウェアを利用する方法です。

この方法が最も簡単で、データ入力そのものが必要なくなりますのでお勧めです。

データ入力がなくなることで、当然ですが入力ミスがなくなりますし、データ入力に必要な時間もなく直ぐにデータを利用することができます。さらにデータ入力に必要な人件費や外注費が無料になりますので専門のソフトウェアを利用する効果は絶大です。

BitplusPRO（ビットプラスプロ）は、そうした機能に特化したソフトウェアで、価格的も手ごろです。

BitplusPROで受信すれば、受信が終わった時点でデータ入力が終わった状態になっているので、非常に便利です。

BitplusPROのホームページ
http://www.newsbit.co.jp/software/bpp/index.html

データ入力をどうしても避けられない場合もありますが、避けられるものなら避けたほうがいいのは間違いありません。そのため、アンケートなどを行う必要があるときにはどのようにデータを利用できる状態まで持っていくかをはじめから十分考えておかなければならないのです。